Mail-Weiterleitung / Mailforwarder

Zweck:

Mit der Mailweiterleitung ist es möglich, Ihre ankommenden Mails nach Kriterien, die Sie selber bestimmen, an beliebige andere Adressen weiterzuleiten. Ebenso können Sie bestimmen, welche Anhänge bei der Weiterleitung entfernt werden sollen. Dies ermöglicht Ihnen, während Ihrer Abwesenheit Ihre Mails zu empfangen oder die Mails direkt an einen Stellvertreter weiterzuleiten, welcher dann auch direkt an den Absender antworten kann.

Diese IBM Lotus Notes erweiterung ist verfügbar für Collaboration und Messaging servern weil es eine Erweiterung der Messaging Komponente von Lotus Notes ist.
Der Mailforwarder wird damit für sowohl Lotus Messageing als auch für Lotus Colaboration angeboten.

Einstellungen:

Über den Menu-Eintrag Aktionen erreichen Sie die Einstellungen durch Auswahl von "Mail-Extra" und im Untermenu dann "Weiterleitungs-Konfiguration".

Die einzelnen Einstellungen haben folgende Wirkung:


Sie können bis zu 3 Mail-Adressen angeben, an welche Ihre ankommenden Mails weitergeleitet werden.

Hier geben Sie an, ob alle Mails weitergeleitet werden, oder ob Mails von gewissen Absendern (max. 20) ausgeschlossen werden sollen. Die eingegebenen Absender-Adressen müssen nicht vollständig eingegeben sein. Das Beispiel "3Com" schliesst alle Absender aus, in denen diese Zeichen vorkommen, also auch "irgendwer@3com.com".

Sie bestimmen, ob Mails mit bestimmtem Inhalt nicht weitergeleitet werden. Auch hier gilt, dass nicht der gesamte Betreff übereinstimmen muss. Mit dem zweiten Beispiel "Ewige Jugend" werden auch Mails ausgeschlossen, die zum Beispiel im Betreff "Wir versprechen Ihnen die ewige Jugend für immer" enthalten.


Sie können Mails ohne Anhänge weiterleiten, oder nur bestimmte Anhänge von der Weiterleitung ausschliessen. Wenn Sie die Felder leer lassen, werden alle Anhänge weitergeleitet.
Wenn Sie Ihre Mails an eine Internet-Adresse weiterleiten, werden die Anhänge vollständig entfernt, es bleibt ein Hinweis im Text auf den Datei-Anhang und es wird ein Hinweis hinzugefügt, der besagt, daß ein Anhang entfernt wurde:

Werden Mails jedoch an einen Notes-Benutzer weitergeleitet, erscheint der Anhang beim Empfänger noch genauso, wie wenn er nicht entfernt wurde:

Wird jedoch versucht, den Anhang zu öffnen, erscheint folgende Fehlermeldung:




Sie können die Weiterleitung nur auf dem Server aktivieren. Entsprechend sehen Sie diese Einträge nur, wenn Sie die Datenbank auf dem Server und nicht auf Ihrem Client öffnen.
Wenn Sie die Weiterleitung aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, jedes Mail sofort nach Ankunft weiterzuleiten. Stattdessen können Sie aber auch eine periodische Weiterleitung wählen und dann angeben, wie oft und in welcher Zeitspanne die Weiterleitung funktionieren soll.



Installation:

Um die Mail-Weiterleitung nutzen zu können, müssen Sie die Elemente dieser Datenbank in Ihre Mail-Datenbank hinüberkopieren. Dafür benötigen Sie bei Notes-Version 4.6 den vollständigen Client, ab Version 5 muss dies mit dem Designer-Client durchgeführt werden. Zudem benötigen Sie sowohl für diese Datenbank wie auch für Ihre Maildatenbank mindestens Entwickler-Zugriff (Designer-Access). In Notes 4.6 öffnen Sie die Gestaltungs-Ansicht.

Unter dem Abschnitt Masken finden Sie die Masken "Errormsg" und "(Weiterleitungsprofil)". Diese Maske müssen Sie in Ihre Mail-Datenbank kopieren.



In der Ansicht Agents finden Sie die vier Agenten "ImmediateForward", "PeriodicForward", "(ForwardMails)" und "Weiterleitungs-Konfiguration". Alle vier Agenten müssen einzeln in die Mail-Datenbank kopiert werden.



Im Bildschirm für die Einstellungen können Sie über einen Button das Fenster mit den Fehlermeldungen anzeigen lassen. Dieser Button ist allerdings nur verfügbar, wenn die Person in der Zugriffsliste mit der Funktion (Rolle) "Weiterleiter" definiert ist. Sie müssen diese Funktion der Zugriffsliste zuerst hinzufügen. Sie rufen die Zugriffsliste auf über:

Datei - Datenbank - Zugriff .....

In dem geöffneten Fenster wählen Sie im linken Balken "Funktionen" und fügen die Funktion "Weiterleiter" hinzu:



Danach können Sie unter "Allgemein" einzelnen Einträgen diese Funktion zuordnen, indem Sie sie im rechten unteren Auswahlfeld anklicken:





Fragen und Anregungen senden Sie bitte an: mailto:Weiterleiter@knegt.de